Kunskap · Spendanalys i Excel

Spendanalys i Excel – så gör du, och när det inte räcker längre

Spendanalys går att göra i Excel: exportera transaktioner, rensa leverantörsnamn, lägg till en kategorikolumn och gör en pivottabell. Det fungerar för en engångsanalys, men blir tungt när analysen ska upprepas varje kvartal eller när data kommer från flera källor.

Så gör du en spendanalys i Excel

1. Exportera leverantörsfakturor för perioden från ekonomisystemet, med leverantör, org.nr, konto, belopp och datum.
2. Rensa leverantörsnamn: lägg till en kolumn med ett enhetligt namn per leverantör.
3. Lägg till kolumner för kategori och underkategori, och fyll i dem, gärna med en uppslagstabell per leverantör.
4. Kontrollera dubbletter, till exempel med samma leverantör, belopp och datum.
5. Gör en pivottabell per kategori och leverantör.

Tecken på att Excel inte räcker

• Analysen ska göras om varje kvartal och uppslagstabellerna måste byggas om.
• Data kommer från flera källor eller systerbolag, i olika format och valutor.
• Samma leverantör stavas på flera sätt och hamnar i olika kategorier.
• Ingen kan förklara varför en viss rad ligger i en viss kategori.
• Ni vill också räkna klimatpåverkan eller koppla leverantörsrisk till spenden.

Från Excel till regler

I TCspend laddar du upp samma CSV- eller Excelfiler. Kolumnmappningen sparas per källa, och reglerna per leverantör och konto används automatiskt på nästa fil. AI föreslår kategorier, men bara inom ert eget kategoriträd, och ni godkänner. Den färdiga datan kan exporteras till Excel eller BI igen.

Läs mer

• Spendanalys
• Klimatberäkning av inköp
• Leverantörsrisk