Kunskap · Spendanalys

Vad är spendanalys? En praktisk förklaring för inköpare

Spendanalys är en genomgång av vad organisationen köper, av vem och för hur mycket. Den visar var pengarna går och var det finns besparingar, risker och klimatpåverkan.

Vad är en spendanalys?

En spendanalys samlar alla inköpstransaktioner, till exempel leverantörsfakturor, kortköp och bankbetalningar, och sorterar dem i en gemensam kategoristruktur. Resultatet visar hur mycket som köps i varje kategori, från vilka leverantörer och hur det förändras över tid.

Varför gör man spendanalys?

• Hitta besparingar: se var många leverantörer säljer samma sak, så att ni kan samla volymer och förhandla.
• Avtalstrohet: se hur mycket som köps utanför era avtal.
• Risk: se hur mycket spend som ligger hos leverantörer med hög risk.
• Klimat: spenden är grunden för att uppskatta inköpens klimatpåverkan (Scope 3).

Hur gör man en spendanalys, steg för steg

1. Samla in data från alla källor: leverantörsreskontra, bankfiler, kortköp och fakturor.
2. Tvätta leverantörsnamn så att samma leverantör inte räknas som flera, till exempel "Atea AB" och "ATEA SVERIGE".
3. Ta bort dubbletter, till exempel samma faktura som kommer både från reskontran och från bankfilen.
4. Kategorisera varje rad i ett kategoriträd, gärna i tre nivåer: kategori, underkategori och under-underkategori.
5. Analysera: spend per kategori och leverantör, över tid och mot avtal.
6. Agera: prioritera initiativ efter besparing, risk och klimatpåverkan.

Det svåra är steg 2–4

De flesta spendanalyser fastnar i att tvätta och sortera data. Görs det i Excel måste det göras om varje gång nya data kommer in. Därför byggs reglerna i TCspend en gång, per leverantör och per konto, och används sedan automatiskt på nya data. Man ser alltid varför en rad hamnade i en viss kategori.

Läs mer

• Spendanalys i Excel
• Klimatberäkning av inköp
• Leverantörsrisk